对惠普新加坡公司（Hewlett-Packard Singapore）的现场客户服务经理Joseph Poon（潘卓思）来说，上班并不表示要上办公室，整天坐在办公桌前。

    他不用每天早上从车水马龙中赶到亚历山大路的惠普公司总部出勤，而是可以选择在客户的网址上工作一天，或者干脆在家中电子通勤。人们总可以通过寻呼和移动电话找到他。他的移动电话甚至还能接收电子邮件。如果他需要使用公司的办公室，可以随时去公司的专用公共办公区（人们戏称为“车库”）。那儿有几张空办公桌供惠普公司的“流动职员”使用，里面装有几个电源插座用来接他们的HP Omnibook（编者译：惠普全能笔记本电脑）。另外还有一个红外线的无线网络使他们可以与公司内部的全球网络联接。

    惠普公司的“马路斗士”都有一个“跟踪”分机号码联接其个人手提电话。这样，无论他们在办公楼的任何地方都能收到他们的办公电话。如果他们不在办公室，只要把他们的全能笔记本电脑或掌上电脑接到手提电话的调制解调器上便可在任何地方收发传真、提取技术和销售信息、安排即时报价、迅即准备好一个演示，并且可以通过无线传送打印文件。

    “我的效率大有提高，”潘卓思说，“我们业务的性质就是要面对顾客，而不能躲在办公室。”

    一种叫“虚拟办公室”的新一代工作场所正在兴起。潘卓思和惠普新加坡公司正是这个趋势的受益者。在亚太地区，越来越多的企业已经引进或者正在探索各种形式的虚拟办公室（参见副栏：形式各异，目光如一）。惠普公司只是其中之一。

    虚拟办公室并不是那种要戴上虚拟现实头盔和布满传感器的手套才能入内的未来办公室。简而言之，它是指传统办公室之外的任何工作场地。在那儿，人们仍可从事与传统办公室相同的工作。

    “虚拟办公室”中的“虚拟”一词意味着技术的应用。虚拟办公室一般都配备多项技术。它们组合在一起，使人们能再造传统办公室所提供的配套服务。

    “虚拟办公室是大势所趋，”哈佛商学院（Harvard Business School）的工商管理教授Richard Nolan（诺兰）在SMT杂志上说道，“虚拟办公室的一个很重要的方面在于，把工作的物理界限，即工作必须在某一地理区域内进行这种观念转换成了工作随处都可以开展的新观念。”

从体力到脑力

    专家们一致认为，亚太地区经济的重心正从制造业转向服务和信息产业，职员们不再象早先那样必须集中去某个办公地才能开展工作体育海报入口公司，这种转变是虚拟办公室数量不断增多的原因之一。华盛顿特区一家非盈利组织Electronic Frontier Foundation（编者译：电子前沿基金会）的Eric Tachibana（艾力克）在接受《亚洲新闻》。

    （Asiaweek）的采访时说道：“在一些亚洲城市，半工业化时代和后工业及信息化时代有一个很大的跨度。你可能会看到稻田和虚拟办公室相映成趣的现象。”

    “无边界组织”这一概念对于理解当今时代完成工作的方式至关重要。惠普公司新加坡及东南亚销售区域的执行董事Cheah Kean Huat（蔡建华）说：“例如，负责销售可移动实物商品的人员实际销售的远远不止产品本身，他们很可能也在销售配套服务和技术知识。当信息成为产品，当技术的发展使信息能通过笔记本电脑、传真机和电话线快速传送的时候，虚拟办公室自然应运而生。”

    这样更有助于进行平行式的或合作型的工作，而不是垂直式的序列工作。“由于虚拟办公室的工作任务是根据提取电子信息的情况，而不依照序列流程入口的，人们能够看到工作进展情况，在适当时候对它进行处理，”Ray Grenier（雷格尼）和George Metes（米佐治）在Going Virtual（虚拟化）一书中写道。

    在西方国家，虚拟办公室是技术发展的产物；而在亚太地区，节节攀升的地价则为虚拟办公室创造了自然的成长环境。举个例子来说，据路透社报道，香港和新加坡是世界上使用移动电话人均比例最高的地区。马来西亚和韩国的普及率也已非常接近许多欧洲发达国家的水平。

    加之，办公科技产品的功能日益强大，价格不断下降，也促使了虚拟办公室数量的增加。比如，桌面电脑的售价在90年代初下降了约40%，而今天的个人电脑运行速度比最初的IBM个人机快大约80倍。最新款的笔记本电脑存贮容量达到1000兆字节。许多高性能的膝上型电脑现在能连续工作10小时以上。持续不断的技术进步，如国际互联网、电视会议、群件（Groupware）、数字电话技术的广泛应用将使虚拟办公室更普及。

动因

    虚拟办公室是美国一家体育公司Chiat/Day（编者译：捷迪公司）率先发起的。该公司撤消了包括行政总监在内的所有办公室。现在，职员都用保管箱存放个人物品。在进入办公室前，他们先在“管理员”那里登记，由其分配电话、电脑，并根据需要给每个人指定工作场地。其余场地改作大会议室，里面有长会议桌、苹果电脑和挂写字板的地方。休息间里有弹子球桌、沙袋、电视机、还有一排排的插孔，以便职员联接其手提电脑，进入公司的共用电子设备。为使员工与外界充企业形象入口分接触、保持强大的竞争力，公司花了800万美元引进各种技术，如语音邮件、电子共享项目文件以及寻呼机和移动电话等便携式通讯工具。

    “当然，技术使虚拟办公室成为可能，”捷迪公司的执行合伙人Jay Chiat（纪捷）在接爱Journal of Business Strategy（业务战略）杂志采访时说道，“然而，我们的目标是让工作环境更实用、更富活力和创造性，从而改变人们的工作方式。事实上，新办公室开张的第一天，公司的出勤率是几年来最高的。人人都抢着要一部电话、一部PowerBook（编者译：强力笔记本电脑），要在公司中占一席之地。”

    对很多企业来说，虚拟化背后的商业动机十分紧逼：要减少房地产开支、提高生产率、增加利润、面临国际竞争以及改善顾客服务。据HR杂志报道，走在虚拟化前列的3家全球性公司指出了它们各自进行办公室虚拟化的原因。

    惠普公司的目的是提高其销售人员的人均销售额。

    安达信顾问公司（Anderson Consulting）则力求平衡增长与相应的员工间接费用，让他们很少在办公室工作。

    IBM是出于地价上涨的压力和让营销及咨询服务人员更多地与顾客面对面接触的需要。

    惠普公司的蔡建华说道：“我们的业务需要经常与顾客面对面接触。如果那些应该到外面与顾客交流的员工坐在办公室里空占地方，岂不是浪费公司资产？我们认识到，工作不是去哪儿上班，而是在干什么。”蔡建华认为，惠普公司的旅店式办公室设备在地价高昂的新加坡减轻了安置职员带来的压力。越来越多的惠普职员将在其亚太区总部所在地，新加坡以外的地区工作。这些地区性职员经常出差在外，不需要安排个人的大办公桌。

紧迫问题

    随着业务的地区化，IBM新加坡公司（IBM Singapore）也想让其职员能随时随地得到所需信息。公司把特意设在IBM大厦和加基武吉路大楼里的工作站交给销售、服务和营销的流动人员使用。这是公司于1993年开始实施的员工流动性全球变革计划的一部分。一种订位系统软件可以给职员指定一个工作场地，里面装有电话线。职员把IBM Thinkpad（编者译：IBM思奔笔记本电脑）接上电话线便可以工作。另一套系统自动将呼入的电话转到他的工作场地，无论他到哪儿都能对他进行寻呼。

    安达信新加坡公司要将其在Gateway的大楼改建成“适时制”办公室。流动经理们按照一种酒店客房管理系统，通过电脑预订“适时制”办公室，可以使用半天到数周不等。经理拿到指定办公室的钥匙，用一个带锁的地柜存放文件。他退房时，地柜就交由中心库房保管，下回再订用办公室时取回。公司的全球电话系统给每位经理一个语音邮件号码，不管他去什么地方都有效。他还可用Lotus Notes（编者译：莲花笔记）群件接通公司在世界各地的办事处。

    据菲律宾Business Daily（商业日报）报道，安达信公司的马尼拉顾问办事处是该公司在全球的150家办事处中第3个成功地全面推出适时制的机构。马尼拉顾问办事处一位执行合伙人Jaime del Rasario（拉沙罗）说，这种新型的工作场地安排使公司人员能将精力更多地用在客户身上。“他们不必再费心奔走于客户和办公室之间。膝上型电脑、语音邮件、电子邮件和其他设备使他们有更多时间接触客户或从事项目，这正是我们的战略目标之所在。”

    给一个流动职员配备笔记本电脑和移动电话大约要花费5000美元。但配备器材只是第一步。公司还要提供能下载和打印的网上材料、有关产品和顾客的资料、精心编排的中心文件以及确定流动工作人员位置的方法。没有功能强大、高度综合的基础设施，虚拟办公室只是一个空架子。

    从具有实体架构的地理场所转变为虚拟办公室设置，同样需要解决一个紧迫的问题：如何在虚拟化运作中实施有效管理？哈佛大学的诺兰教授说：“让经理与员工一起研究十分重要。你可以把设备给某人，说：这下看你的了。这是一份客户名单，去打电话吧。但大多数人会不知所措。”

    纽约市Ernst & Young（编者译：峨扬公司）的Davld Tierno（体若）在《商业战略》杂志上建议，要不断沟通、开展培训、进行职业咨询、利用一切机会组建各种团队，如建立新架构的项目团队、关系团队、市场团队、技术团队等。这个全球的会计顾问公司在对办公室进行旅店式分配的同时，每月还召开“市镇会议”，利用会议场合颁发嘉勉奖金，表彰员工成就。

    有时候，归根到底还是要相信职员有能力完成工作。“我们的流动职员有足够的职业素质，能取得成就，而不需要有人去数他们一天在电脑上干了几小时，”蔡建华说道，“业绩取决于效率，而不是所花费的时间。”

事实依据

    人们最关心的当然是：虚拟办公室真给企业省钱吗？IBM公司的实践表明，它们的确能节省设备开支。据HR杂志报道，有了2000名流动职员之后，IBM每个办事处的房地产支出下降了40%到60%，每年节省的资金达3500万美元。在费用下降的同时，其生产率也增长了15%以上。

    通过酒店式管理，峨扬公司在芝加哥节省了25%的场地费用。公司1992年就最先在这里实施了这种管理方式。

    惠普公司的蔡建华提出了一个较实用的方法：不要就老盯着数字，而要着眼于关键指标。“看看与顾客的接触是不是更频繁了，对顾客的要求做出的反应是不是加快了，这样就能毫不费力地评价虚拟化的努力是否成功。你不必大费周折去变更会计制度，就能随时得到这类指标。”他强调说。

    技术已然具备，知识型的环境不断提出更高的要求。一些企业的实践表明，生产率能迅速上升，而成本大降。所有这一切说明，你应该认真对待办公室的虚拟化趋势。哈佛商学院的诺兰指出，如果你不学会怎样迎接这种趋势，将会陷入他所称的“战略危险”之中。你的竞争对手都已掌握了有关技术，而你却无所作为。他们能更好地为顾客服务，到那时你就赶不上趟了。

    是不是该考虑“虚拟化”了？

    作者Cecille Austeia是本刊英文片副编辑。连青松译。