研究表明人们每天处理的文件大多没有价值，只有20％到40％真正重要，是大堆废品中的精华。很多人把这些文件理来理去，想把它弄得井井有条，却无奈实在太多，无从下手。问题的关键是要减少文件，而不是整理文件。

    从你的办公桌开始向文件开战。完全可以让桌子保持整洁。如果桌子乱七八糟，不要找借口说："我的性格就这样。"你无须成为完人，但完全可以做得更好。

    效率专家Don Aslett（艾斯得）说："桌子乱的人九成效率很低，管理不当，别人对他少有敬意。"也许一想到要把桌子收拾干净你心里就发怵，但是我们，试试看吧。

动手

    收拾桌子时，可把东西分成两堆：一堆是文件，另一堆是非纸类物品。后者较容易解决，因此可以先下手处理。 问自己几个问题：为什么要把它放在我的桌上？用它做什么？使用频率有多大？应放哪儿？

    把没用的东西统统扔掉。不要因为有地方放就把东西留下来。空下来抽屉没什么不好。接着该对付那些文件了。每张纸都拿出来，认真地问自己一个问题：我真用不上它吗？只可能有三种答案：会，不会，可能会。

    如果回答"不会"，便 丢掉完事。保留用不上的东西毫无意义。如果回答是"可能会"，就把它装到一个大盒子，或者空抽屉里。把它放到一边，如果想要用，知道在哪儿就行了。

    对大多文件，回答可能是"会"。那就问一下：它能帮我或别人完成什么有价值的事吗？ 要是回答仍然是肯定，那就问第二个问题：我会在什么时候处理这件事？定下时间后，再问第三个问题：应把它放哪儿？

    人们保留文件常常是为"以防万一"。问题是大多数人都没有仔细考虑过判断标准，什么该留，什么该扔。结果是什么都留下来了。

    把文件存档前先问自己几个问题：这个文件是否已经过时了？是不是重复文件？我是不是真的需要它？最有可能用它来干什么？是否会经常用到这个文件？它包含的信息质量高吗？要是没有它，最糟会怎样？没它行不行？从哪儿还能得到这个文件？

    这些问题的答案有助于你决定是保留它，还是把它存档。

    存档文件要组织得有条有理，保证用起来快捷。找任何一份文件都应该只花几秒钟时间，文件可以根据字母、数字和时间顺序归档。或把这三种方法结合起来。比如，所有客户档案都可以按字母顺序归档，而各个客户档案里的内容又可以按时间顺序排列。

    同类文件要放在一起。同类文件如果归放在几个不同地方，最容易把自己也搞得莫名其妙。这种情况之所以发生，往往是因为忘了已经建过一份档案，又重复建一份。采用吊挂档案既省时又省力，贴上标签就可以快速查找。

    常用的文档应该放在离自己的桌子最近的地方，不管用什么方式摆 放都要适合你的逻辑。要用适合你思路的方式给文件标标题。不要用别人的索引，应该自己建一套索引体系。

    定期清理存档文件。有的人在所有存档文件上写上销毁日期，如果到那一天还没用上，就把它扔掉。每次打开档案夹，都应花几秒钟时间，把过时的或者没必要的东西理出来。

    处理文件的窍门是让它行动起来。只要你不马上做决定或采取行动，文件就会停顿下来。然后，它就会生根发芽，越积越多。

    第一次拿到文件，就要把你能做的事都做了。或归档，或回复，或扔掉，或者转给别人。也可以在信、备忘录的下边写点什么再传给别人。文件要及时归档，不要堆在那儿拖到以后再归档。在你和合适处理某份文件的人之间要建立起一条顺畅的渠道。

建议

    以下几条建议能帮你成为处理文件的"高手"。

    看完信要即刻回复。百分之八十的情况下你知道必须写什么，那就马上口述或把它打出来。

    检查文件。50％到90％的信件可马上弃之不要。

    只口述主要思想。让秘书完成正文。在电脑上做修改，不要浪费时间打草稿。

    定下期限。学会更快地工作。争取在规定时间内完成工作。

    不要追求完美。把工作做得足够好所用的时间大约只是把工用做完美所用的时间的10％到20％。

    专门划出一段时间用来处理文件。可能的话应在专门的地方处理文件。因为这样更容易集中思想，用较短时间把工作做得更好。

    立即行动。任何文件都不要不采取任何行动就放到一国。否则很容易找不到文件，或把它忘到脑后。拿到一份文件，至少要定下行动时间，然后放入待处理文档中。

    入口常用的标准格式。许多公司电脑里有标准回信格式，只要根据情况稍做裁剪就能用。

    使用最新技术。电子邮件，语音信箱、传真都可以缩短处理文件的时间。

    除非确有必要，否则不要复印文件。存档的文件中大约有一半都是多余的。

    没有能读完所有的报告、备忘录、报纸、杂志，虽然有人总想这么做。他们不懂怎么从一大堆文件里找出有价值的东西，总担心会漏掉什么重要的东西。但令人啼笑皆非的是，他们还真的漏掉了许多重要的东西。因为他们在废纸上浪费的时间太多。

    学会快速阅读是个好主意。通常，成年人每分钟的阅读速度为200到250个词。只要稍加努力，大多数人的阅读速度能提高三、四倍。这样，读同样一份文件就能少花时间，或者用同样的时间就可以读更多东西。

    写的东西质量差会加重阅读困难。专家们估计，人用笔表达自己的看法时要多用三到五倍的词。

    管理不好文件就不可能做好时间管理，对每一页文件都发起挑战，看看怎样才能改进它，缩短它，或者干脆不要它。

    不要幻想早晚会有时间把所有文件都处理完。如果不对文件发动猛攻，你就一定会被它们埋葬。

    文件总是在成倍增长。如果说今天你还能勉强对付，明天就不会这样幸运。有两件事必须有所改变，首先，自己的态度一定要改变，其次，要考虑的是信息，而不是文件，一宁要戒除凡事都要写文件的毛病。

    要掌握电脑，手掉电话等新技术。不管你们喜不喜欢，它们都是客观存在。

    我们需要改进组织系统，找出并打通瓶颈，提高运行效率，减少决策环节，减少人们的文书处理负担，以取得更大的成效。

原文摘自Manage Your Time，Your Work，Yourself一书。American Management Association协会下属机构AMACOM（New York，NY 10020）出版，作者1993年登记版权。朱方译。
作者Merrill和Donna Douglass系美国Time Management Center中心的所有人，Time Management for Teams一书作者。