物料编码标准化，信息化实施的第一座难关

　　信息化实施面对的行业和企业千差万别，但无一例外其物料编码的问题是摆在实施前的第一座难关，而对于装配制造行业而言，物料问题更是覆盖了其从技术、组织到流程等信息化实施的各个方面。

　　从业内众多信息化实施的操作来看，信息化实施的效果不好甚至失败的原因，很大一部分都是因为物料出现了问题：实际运营过程中的物料，无法有效地转变成为计算机系统可识别并有效运行的ITEM；物料档案及物料清单错误迭出；勉强完成了编码，却因考虑不周而难以适应复杂的变化，使得在实施的各个环节中遇到陷阱直到陷入绝境；缺乏物料管理上的组织与规范，难以适应系统精确的管理方式……

　　装配制造行业属于离散型制造业，其生产模式主要为按库存生产和按订单生产，通常两种情况同时存在。国内众多的装配制造企业由于成长快速、行业不规范等原因，均面临着物料管理粗放的问题，各种不规范随处可见，导致物料编码成为难点。物料管理粗放一般体现在以下几个方面：产品研发物料清单不准确，标准化程度低；销售产品名称、规格不统一；采购物料名称、规格随意性大；老旧物料无人识别；库存积压；等等。由于现代企业物料的复杂性，企业需要进行物料编码标准化工作，并为提升物料准确性而做出持续改善的努力。

　　物料编码是装配制造行业将实际物料进行整理、标准化的第一步。借助编码标准化及提升物料准确性，进行相应的管理优化，不仅可以成功实施信息系统，还能实现准确的运营管理，以及快速的产品开发的更高目标。

　　物料编码标准化的方法与阶段

　　物料编码虽然难，但也有方法可循。有一点需要提示读者注意：没有完美的编码，只有更好的编码。编码的确定需要进行充分的讨论（其中肯定有需要做出让步和牺牲的方面），选择较合理的编码方案，并且辅助以物料属性、BOM参数等设置，这样才可能较好地解决大部分系统物料问题。

　　物料编码标准化的工作主要可分为四个阶段：

　　1. 组织工作小组。工作小组并不是一个松散的团体，而应当有相应完备的组织结构、工作任务和工作计划。

　　工作小组通常应由标准化部门（一般情况下属于研发或入口部门）牵头，并抽调相关部门（如信息化、销售、采购、工艺、财务、仓库及售后等）人员组成，同时分部人员也应参与其中，以便对涉及物料运营等各方面充分地进行了解。小组成立之初，应由专业人员进行编码基础知识培训，而为了配合信息化项目安排，一般应提前3~6个月启动编码工作小组。在不同的阶段，小组结构和成员可进行调整。此外，当企业存在较多物料问题时，工作小组有必要保持一定的编制，保障系统上线直到运行良好。

　　作为一个类似项目操作的小组，工作小组需要制定编码工作的范围和目标、设定工作计划时间、人员需求，同时建立工作交流汇报机制和奖惩机制。

　　2. 物料整理、分类。在这一阶段，工作小组要对历史资料进行收集、清理物料、确定物料的分类原则和层级关系、识别物料的性质。

　　借此机会，企业对物料进行一次清查十分必要。不仅需对历史数据理分析，还要对实物进行清查，确定对废旧物料的处理方式。清查的范围还可包括供应商供应物料的范围以及仓库、货位等情况。清查完成后，即可着手开始建立物料明细总表和产品型号规格表（可参考使用企业之前的库存物料表）。

　　对物料进行整理后即可着手对物料进行分类并确定层级。每一种类别的层级以不超过三层为宜，此种层级是为更好的编码结构做准备。对于装配制造企业而言，大类一般可根据装配部件的工程材料特性不同而进行划分，例如分为电器件、塑件、铁件、附件等；中类可根据物料的用途划分，例如电器件里面分为PCB、充电器、变压器、电池等；小类中则可进一步考虑颜色/尺寸的不同。物料分成三 级以内有利于容纳物料，具有更大的灵活性以适应企业未来产品的发展。

　　在物料的整理、分类阶段，小组成员可充分对物料在各不同部门的使用状况进行沟通，识别物料的基本属性，尤其是一些使用方式不同的物料。装配制造企业是以离散型物料装配为主，但也可能涉及到流程型物料，例如烤漆加工等等。对于某些常见问题，有如下处理建议：

　　a. 由于物料属性设置错误，导致系统采购模块运行不顺。需特别注意流程型物料的属性设置，例如白胚物料的属性为采购件，烤漆物料则为委外加工件，同时还要特别注意加工的时间周期属性。

　　b. 有的物料在采购时为批量散件，但领料生产时需要按不同颜色成套出库。对于此类问题，在物料上必须准备成套物料编码，按照实际使用情况设置虚拟件或者套件属性，同时编制成套物料的BOM；在系统上需准备入库组套功能，根据套件BOM自动组套，形成库存数据。在实际管理中，由于运输和库存摆放的实际需要，仍然按照批量散件（成堆）摆放，出库时保证成堆出库的物料数量与系统出库数量一致。

　　c. 入口部门出具的物料明细表内物料过于细分，而有些物料却是成套采购、领料出库。此问题实际上涉及到不同种类BOM转化的问题，在装配制造企业，有两种便捷的方法可尝试：通过恰当地设置物料属性，将采购的主物料单位设置为套，其他配套的物料设置等级，使之不在采购、出入库等环节使用，可以满足不同部门的需要；第二种方式是制定套件物料和BOM，实现成套管理。然而也要注意在有的情况下并不能成套，例如售后需求要细分供应的配件，则应该要求采购、仓库转变管理模式，对物料进行明细管理。

　　3. 编码准备。在此关键阶段，将对物料名称、规格进行标准化，进一步确定物料的细分与组合，最后确定编码规则和BOM规则。

　　深入到国内装配制造企业的实际运营中，我们发现企业的平均年龄不足10岁，快速发展而显得生机勃勃，然而隐藏在其中的各种问题已经开始阻碍企业进一步发展。物料名称、规格的不统一是一个看似简单但实际很难处理的问题，有些物料，尤其是定制的塑件，名称叫法不统一造成入库困难。确定编码之前，工作小组需要规范统一物料名称，纠正混乱的称呼。同时规范物料规格的描述方法，不能仅从入口角度，而要从运营角度考虑，使物料的规格描述能方便所有相关部门的使用和识别。在工作方法上，最常采用的是在初期制定物料名称对照表，必要时可辅之以图片说明，进行充分的培训；另一方面则要对外部供应商进行沟通，对名称和规格描述达成共识，要求送货规范。经过前期的培训及后期系统的运行，规范的名称将在企业各部门内流动使用，最终达成统一。

　　经过上面的阶段，物料编码规则和BOM的规则已不难确定。物料编码的分类很多，从不同角度可分为定长编码和非定长编码、数字编码和混合编码、顺序编码（无含义编码）和规则编码（赋义编码）、人工编码和自动生成编码。装配制造企业通常所采用的是定长、数字、规则编码。其优点是定长编码可较容易发现手动输入错误，全数字利于快速输入提高效率，规则编码便于简单识别物料。当然，有优点必然也有缺点，采用哪种编码方式具体还需要根据企业物料特性而定。

　　确定编码的一般原则可归纳为：唯一性、简单性、完整性和可扩展性。其实最简单的6位流水号顺序编码都可以满足这些原则。讨论如何编码似乎不是个问题，但在实际工作中，顺序编码没有含义这一缺点被大多数企业认为不可接受，而宁愿采用有赋义的编码，从而产生了如何较好地定义编码的问题。本文对此的建议是：含义不可多，有三层分段的含义足矣，甚至还可以更少。含义主要是对物料分类的体现，对某些数字段进行赋值。编码可含有1~2个特征码，例如颜色、版本。但不建议用编码表示过多的规格特性（例如尺寸），分得太细会造成编码资源有限，影响扩展使用。除非是一些特别有规律的物料，例如国标紧固件，可用编码表示尺寸。由于企业物料差别很大，有时候一套编码规则不能满足，可采用多套规则，在不同的大类里采用不同规则，最典型的例子是产品和零部件的编码采用是不同规则，此外国标件也可采用单独的规则。

　　BOM的结构基本上来源于入口部门的物料明细表。由于装配企业的特点，不存在过多的流程处理，工艺主要反映为装配的顺序，对BOM结构的影响不大。故较为便捷的方法是导入入口部门物料明细表，在此基础上对物料属性进行设置，增加一些套件/虚拟件/中间件的物料，最终形成适合各部门使用的“泛义BOM”。工作小组需要分析制造物料与入口物料的差异，以便得出调整的具体方案。

　　4. 应用基础物料档案与物料清单。在最后阶段系统即将上线前，工作小组分工导入数据。物料档案不仅记录有物料的编码、名称、规格、单位，还要设置有关属性，使得物料在不同的运营环境下起到不同的作用，满足不同部门的需要。物料清单BOM的录入和调整工作量大，且需要细致的处理，适当地采用一些通用模块可以大大减轻工作量，提高BOM的准确性。