通过精心组织，可以利用公司活动这样的场合，以一种富有人情味的、令人愉快的方式传达公司的重要信息和活动主题，实现最高的客户忠诚度。诚然，公司活动可以是赞助发起某项体育赛事或者娱乐活动；更多的情况下，公司会专门组织策划独立的活动，达到召集目标参与者、激励并使他们感到兴奋的目的。

       虽然有些公司依然期望通过某种形式的年度活动，比如和大客户出去打打高尔夫球，以实现促进营销的目的，但按照乔治华盛顿大学公司活动管理项目的主管戈德布拉特（Joe Goldblatt）的看法，公司活动的发展趋势已经逆转。许多企业用于举办公司活动的支出有所上升，但一般倾向于举行多场小规模的活动，而不是一、两场大型活动。他指出，最常见的公司活动中，有些会涉及公司的某些内部事务，如培训、激励和表彰活动等。

       举办公司活动，可以为一家公司带来种种机遇。比如，人大多不愿变老，而大部分的公司则希望自己历史悠久。公司会大张旗鼓地庆祝公司发展过程中具有里程碑意义的大事，通过渲染公司的悠久历史，表明公司在变幻莫测的市场上是具有实力且经营稳健的。此外，公司成立周年纪念能通过为员工营造安全感，鼓舞大家的士气。

       为确保公司活动能够实现既定目标，任何事情都要做到万无一失。成功的公司活动取决于多方面的因素，如场地布置、交通安排、娱乐项目等，还应富有创意。最重要的，活动的方方面面都要围绕举办活动的目标。

       取悦活动参与者屡试不爽的方法之一，就是制造一连串的惊喜。要做到如同一位专业活动策划人士所提醒的："如果有参加者提前离席，他一定会后悔错过些什么。"

       最近，某公司在四季酒店举行的活动就使参加者们喜出望外。还有比这场盛宴更美仑美奂的吗？每上一道菜，宴会的布景就会切换到不同的季节。伴随着开胃菜的是明媚春光，宴会厅粉色霞光一片，其间点缀有绽放的美丽樱花；而明亮的黄色光线则描绘出明朗夏日；当季节轮回，秋天来临，宴会厅里则是一派万叶霜天、层林尽染的景象，萧萧落叶落在桌上；其后，当甜点上桌的时候，人们沉醉在冬天的景色里，宴会厅里，雪花片片飘落。大家惊喜异常，每一次季节的切换都伴随着人们持久的欢呼雀跃。

活动策划十要素

成功举办一场活动，方法并不必太过拘泥。但是一般而言，需要在以下几个方面做好准备。

       目标     明确定位公司活动的目的，确保每一场公司活动都有自己的使命。活动的目标是为了加深某些人---比如大客户们的印象吗？是为了鼓励员工的士气？是为了表彰公司业绩杰出人士？推介新产品？庆祝完成目标？鼓励团队建设？是否还期望这个活动会是某一场合，如公司营销大会或是重大开幕式的高潮和亮点呢？活动的目标必须是具体且可以衡量的。

       预算     确定活动的预算。举办这次活动公司打算花多少钱？预算必须尽可能地详细。

       参与者     明确目标参与者。公司活动是面向员工的、面向经销商的、还是面向客户的？参与者主要是男性还是女性、已婚还是尚未婚嫁？参与者的经济条件怎样？公司是否打算邀请员工家属或其他人员？

       交通     要考虑到任何可能的交通问题。除非活动只是面向公司总部或者是某一个工作场所的员工，否则一般情况下必须做一些交通上的安排，包括机票、机场往返以及旅馆住宿。如果活动的参加者在某处入住，而活动却在其他场所举行，要了解参加者愿意从多远的距离赶过去。

       主题     创立活动主题。主题的选择必须和目标相关联，更重要的是要令人过目难忘。很多公司在活动中举行了一些拓展运动，如互动游戏等，以增进大家的团队意识。

       时间     设定活动的时间范围。活动何时开始？会在规定时间结束吗？还是参与者自行决定何时离开？

       场地     对活动场地进行现场查看，包括停车情况、餐饮设施以及其他的功能。询问两个近期使用过该场馆的公司名称，问问他们的使用感受。

       请柬     请柬要富有创意，这是为活动营造兴奋点的第一次机会。请柬必须和活动的主题相关，确保请柬中包括敬请回复的日期，并指定专门人员对回复情况进行追踪。

       细节     任何细节都不能因其细微而被忽视。比如，对于活动所提供的食物应该做到心中有数。参加者有没有饮食上的忌讳？是活动场馆自身提供餐饮，还是计划从外部饭店订购？不管选择哪种方式，都有必要获取他们以往客户的名单，并向他们了解情况，最好要求能在活动前私下品尝一下。哪些娱乐节目、音乐、舞蹈和小品是活动参加者喜闻乐见的？这也要征询参考意见。此外，也要考虑到你将要使用的活动场所的装饰。餐桌上是否会有主要装饰物？室内会安排负责签名的人员吗？是否会有大型道具或舞台以配合活动主题？

       记录     对活动进行拍照录像，以供日后参考。除非有特定的原因不能对过程进行摄录，否则最好让摄影师和摄像师到场。相片和摄影是重温活动的饶有趣味的方式。

挑选专业策划人士

活动策划是一种挑战，它要求考虑到林林总总的细节。有些公司情愿聘请专业的活动策划人员对活动进行全程安排和指导。如果你想要筹备一场别出心裁、富有创意的活动，聘请一位有实际操作经验的活动策划者是个不错的主意。专业活动策划人士轻车熟路，他们的经验和创意可以使得任何一场活动圆满举行，尤其是在克服意外的困难和障碍时，更显得得心应手。

       会议和旅游部门是良好的信息来源渠道，你可以通过他们获取专业活动策划者的名单。选择专业的活动策划者时应该遵循的步骤：首先，给这些专业活动策划者以往的客户打电话，了解所提供服务的客户满意度。不妨咨询策划者近期服务过的、活动的规模和内容和你相似的客户。其次，要和活动策划者进行沟通，使其了解活动的目标、公司的概况以及为什么要举行这场活动。向其描述什么样的人将会参加这场活动。他们是重要人物还是基层管理人员，他们的性格是外向还是内敛，活动参加者的平均年龄多大。

       活动策划书应力求翔实，而不是华而不实的描述。好的策划书必须包括详细的信息，如应该包括场馆可以容纳的人数、将摆放多少张餐桌、有哪些娱乐项目等。策划书如果这样表述："处处都是爱国主义的色调，您将感到眼花缭乱"，就不如改为：将放飞400个红色气球，400个白色气球，400个蓝色气球，这三次放飞之间每次间隔一分钟（美国国旗的基本色调为红、白、蓝三色---编者注）。

       当公司在面试活动策划者时，可以提出以下问题：

       ●贵公司从事专业活动策划有多少年了？在举办特殊的活动方面，贵公司有多少年的经验？有没有记录你们以往的工作的照片？

       ●可以在周末或者是下班之后与你们联系吗？

       ●你们的工作人员齐备吗？有多少员工？如果为我们公司举行活动，你们的联系人会是谁？在举行活动时，哪些人会在我们的活动现场？

       ●你们的付款方式是什么？

       ●你们属于哪一类专业服务机构？

       ●贵公司过去策划的活动，有没有获得过奖项或是其他形式的表彰？

在国外举行活动

如果公司活动将在国外举行，必须遵循一条颠扑不破的法则：不要单打独斗，要与当地的相关机构或公司进行合作，以确保活动取得成功。首先，有两种形式的服务机构可以为您提供任何国家的相关信息。许多其他国家的旅游局都配备有专门的活动策划人员。有些国家为了促进以某一特定城市为旅游目的地，还设有会务和旅游者事务局。另外一个良好的信息获取渠道是互联网。www.goeurope.com就是一个对去欧洲旅游有帮助的网站。

       如果您希望有专门的活动策划者提供相应帮助，那就寻找专业策划者，他们须具备在活动目的地举办国际性活动的经验。这些本地的策划者有很好的本地关系网并具有专业经验，可以帮助您策划一场成功的盛会。

       在策划国际性活动时，通过在活动中融入本地元素，可以增加活动的趣味性。例如，一家得克萨斯州休斯顿的电信企业要在加拿大的阿尔贝塔开会，会议的开场被策划成乡间聚会的形式。与会者下榻的班夫泉城堡酒店（Banff Springs Hotel）的会厅是这样布置的，装饰了许多刚刚砍下的松树，而大树墩则作为椅子。

       与会者的酒店房间里则备有相应的各式服装，人们可以装扮成各种各样的乡村人物。聚会所使用的酒杯是为活动专门定制的，由当地一位艺术家入口并且用手工绘制，盛满了加拿大的育空酒（Yukon Jack）和干姜啤酒，可以供客人们尽情饮用。

       场内还有很多毛绒熊玩具和其他毛绒动物玩具，有加拿大本土艺术品和印第安人的圆锥形帐篷，印第安酋长和加拿大骑警、一支美国本土的舞蹈队、15个加拿大卡尔加里地区的小提琴家，以及在室内逡巡的乡村音乐家。宴会的食物各种各样，也是本地化的，有炖牛肉、驯鹿肉、鹅肉、鲑鱼、野猪肉腊肠和野兔肉。

       无论是庆祝公司盛事、表彰员工，还是促进团队建设，成功的活动都有这样一些特点：日后人们提起这些活动的时候，总是满怀兴奋，甚至几年后人们还记忆犹新。否则，公司活动就会被参与者---不管是顾客、渠道合作伙伴或是员工，当作一场不得不参加的集会，而目的只不过是为了"展示一下公司的旗帜"。

原文经许可摘自The Sales Marketing Network网站（//www.info-now.com），袁晓梅译。

Andrea Graham为专著于会议事务的自由撰稿人，主要为Corporate Meetings & Incentives和Physicians' Travel & Meeting Guide等杂志撰稿。