企业为与外界沟通其经营的使命或愿景，通常均应将其书面写下来，做成使命说明书(Mission Statement)，以回答「我们的事业是什么？」，一个好的使命说明书应该能精确简要地阐述企业存在的目的及经营者未来经营理念以及经营哲学，与企业的顾客、市场、产品或服务等；或制作愿景说明书(Vision Statement)以回答「我们要变成什么？」、「企业在未来可能或渴望成为的样子或地位」，故企业的「愿景说明书」应明确描述企业的「战略意图」 (如“中国最大的○○”“○○的领导者”“全球第一的○○”等等)这一类非常严肃的问题。

　　建立的步骤

　　通常，被广泛用来建立「使命说明书」的方法有下列十大步骤：

　　第一步：决定谁来负责制订使命：

　　原则上公司的使命是应该由企业的创办人或所有者负责制定，以此为基础来募集资金，投入经营。

　　第二步：决定时间地点：

　　建立使命说明书的最佳方法，是在企业外面举行一个研讨会来讨论问题，以避免工作时间内的干扰。 使命陈述通常需要经过多次反复的沟通、讨论才有可能形成一致的意见，所以是相当费时。

　　第三步：进行脑力激荡：

　　给规划小组每位成员一份使命说明书写作大纲及便条纸，再由主持人讲解使命说明书之意义与范围、架构，在此阶段中，只允许成员单向询问主持人，不允许他们互相讨论各项想法。若为贪图节省一点时间，将会严重戕害战略规划的其它过程，造成将来更多时间的损失。

　　第四步：分组归纳：

　　由规划小组分成数组，分组讨论脑力激荡后的个人意见，并依使命说明书的组成架构分类归纳成「使命说明书草案」，分组推派代表报告、说明，然后接受其它组人员的质询与澄清想法，此时彼此在一起工作很久并认为应该互相非常了解的经营干部，可能发现他们之间对企业使命或愿景存在着根本上的差异；明了后将其张贴于现场供其它各组成员参考。

　　第五步：达成共识：

　　通常经过说明、答辩将有助于了解对方想法，俟充分沟通后将进行票选，每人可无记名圈选三组，找出票数最高的三组，推算为该群体最大的共识。

　　第六步：决定修词内涵：

　　将最后胜出的三组「使命说明书」交由规划小组做组合与修饰，并应能明白勾勒出企业的前景及期望。当企业发展并传达出一个明确的使命时，将会加强达成目标的意识；一个入口良好的使命说明书是形成、执行与评估战略的基础，若没有一个明显的使命，短期的行动可能反而会伤害到企业长期的利益，请特别注意，你也别把不可能全力以赴的东西都往使命陈述里塞，进而戕害自己的信用。

　　第七步：陈述的语调与外观：

　　使命陈述要选择最适当且精辟扼要的词语，采格式化、正规化的表达，并避免平铺直述和重复他人的词句或思想。陈述可以以「使命」为题，也可以用简短、醒目词语为题目(如“惠普之道”)

　　第八步：决定篇幅长短：

　　使命的篇幅当然是可长、可短，但是一定要能完整清晰地将有关的信息准确的传递给目标读者，为了制作与沟通上的方便性通常不超过一页。内容应包含一项六十到八十字左右的主述，点出企业对未来的期望；及100~300字的说明书，以解释主述文字中的所有专有名词或易为混淆的词义。

　　第九步：决定反馈方式：

　　使命陈述通常一年重新检视一次，这也是进行战略分析前的必要条件，一个有效的使命将会经得起时间的考验。

　　第十步：决定使用的时机与方式：

　　使命陈述可以与企业形象标志共同使用，并采用企业的基调颜色。实务上使命无处不在，自上到下从领导者到员工都应该熟知企业的使命，企业使命陈述应该出现下列各处：

　　1. 公司年报

　　2. 市场促销或者公共关系方面的宣传材料

　　3. 公司的文具和标志性物体上(例如笔记本内页或背面)

　　4. 员工手册

　　5. 战略计划

　　6. 网页

　　尤其在领导(Leadership)的行为和经营或管理的决策上，正是活的「使命」运用与表现的范例，当然我们也需要一些时间，透过培训(Training)使企业上下一起来消化和吸收企业使命说明书。

　　本文经中国人力资源网许可刊出。